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Sabemos que a gestão de uma clínica — especialmente clínicas maiores, com uma grande quantidade de médicos e pacientes — não é uma tarefa fácil. É muito comum, portanto, que a equipe administrativa recorra a soluções que ajudem neste processo, sendo as mais comuns as planilhas e os softwares de gestão médica.

Ambos têm suas vantagens, mas, em alguns casos, as planilhas acabam sendo limitadas, e a única solução realmente adequada passa a ser os softwares de gestão médica. Mas você sabe por quê?

Na sequência deste texto, nós mostramos como as planilhas ajudam a clínica, quando elas deixam de ser uma solução e, por fim, explicamos por que optar pelos softwares de gestão médica ao invés das planilhas. 

Continue a leitura e confira!

 

As planilhas realmente podem ajudar sua clínica?

Como qualquer outra empresa, clínicas precisam ter um bom controle financeiro para manter o funcionamento saudável. Fluxo de caixa, gastos diários da clínica, giro de estoque e despesas com fornecedores são alguns dos indicadores que podem ser controlados com planilhas, de modo que a organização seja preservada.

Cada um dos exemplos citados, assim como muitos outros, pode ter sua própria planilha de controle. Assim, as informações ficam reunidas digitalmente em um só local. Não é preciso perder tempo procurando papéis e os arquivos podem ser facilmente atualizados a qualquer momento.

Existem duas grandes vantagens da utilização de planilhas na clínica. A primeira delas é a facilidade de obtenção do serviço. Qualquer um pode baixar o Excel ou outro programa similar no seu computador e começar a criar e personalizar planilhas.

A segunda é o baixo investimento necessário. Ainda que o Excel seja um serviço pago, ele pode ser encontrado por preços acessíveis. Aos que querem investir ainda menos, existem programas similares que podem ser encontrados até mesmo de graça. Para quem está começando a ter uma gestão mais organizada, eles podem ser uma solução interessante a princípio.

 

Quando as planilhas deixam de ser uma solução?

No entanto, as planilhas só são realmente boas nesse tipo de situação: no começo de uma gestão organizada. Quando a clínica começa a crescer, a quantidade de números e informações que precisam ser controladas aumenta muito. Com isso, o número de planilhas também acaba crescendo, e tudo vira uma enorme bola de neve.

Encontrar as planilhas certas passa a ser mais complicado, e com o alto número de dados que precisa ser registrado, é possível que ocorram erros nas informações lançadas. O nível de organização exigido para controlar muitas planilhas é enorme, e atingir tal nível pode ser uma missão muito difícil, quando não impossível.

Isso tudo sem citar ainda a visão panorâmica da situação geral da clínica. Com apenas o uso das planilhas, perde-se a visão macro, essencial para a tomada de decisões mais assertivas para o futuro da clínica. 

No final das contas, não podemos afirmar que as planilhas não são vantajosas. Elas são uma boa forma de começar; mas a migração para um serviço inteiramente dedicado à gestão é inevitável.

 

Por que optar pelos softwares de gestão médica ao invés das planilhas?

Chegamos, enfim, às vantagens dos softwares de gestão médica quando comparados às planilhas. Como acabamos de citar, existe uma “validade” para a eficiência das planilhas. Depois de um certo tempo, com o acúmulo de informações, ter tudo reunido em um único local faz toda a diferença para evitar confusões e falhas humanas.

E, entre outras coisas, é exatamente isso que um software proporciona. Ele permite que todos os dados fiquem juntos, facilitando o acesso e a atualização de cada setor que deve ser gerido. Além disso, a questão macro que citamos também é muito favorecida pelos softwares de gestão médica.

Depois que todos os dados são coletados, é possível transformá-los em gráficos, traduzindo informações em representações visuais que indicam os passos mais adequados para a evolução dos negócios da clínica.

Outro benefício que não pode deixar de ser citado é a segurança dos dados. Planilhas podem ser excluídas, perdidas ou até mesmo extraviadas com certa facilidade. Com os softwares, isso não acontece. Além de os dados serem criptografados, apenas pessoas autorizadas podem acessá-los.

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