Reduzir o tempo de espera dos pacientes em uma clínica médica não é tarefa fácil. Pelo contrário: é preciso ter muita organização na recepção, mas também um processo interno muito bem alinhado desde o agendamento até o atendimento, passando por todos os pontos no meio do caminho. Ou seja: apenas com uma estratégia global, focada na melhoria dessa métrica, é que se torna possível obter bons resultados.

O problema é que nem toda clínica está disposta a fazer esse trabalho pesado. No entanto, o resultado compensa. Ter um baixo tempo de espera na fila traz dois benefícios diretos para a clínica.O primeiro é a fidelização do paciente. Afinal, só quem já passou algumas horas sentado na recepção de um estabelecimento de saúde, esperando para ser atendido, sabe como esse momento é desagradável. O segundo é a otimização do atendimento, que permite melhor planejamento operacional e financeiro. Quando a máquina anda de maneira alinhada, tudo flui muito bem.

Se você quer melhorar o tempo de espera na sua clínica, mas não sabe o que fazer, nós podemos ajudar. Siga a leitura para saber mais sobre o assunto!

1. Use a teleconsulta e autoatendimento para reduzir a demanda presencial

Uma clínica com um grande período de espera na fila é como uma cidade com engarrafamento nas ruas. Por isso, podemos usar essa metáfora para entender como lidar com as filas.

Um engarrafamento acontece porque há uma incongruência entre um fluxo de chegada e a capacidade de vazão de um lugar. Ou seja: se mais pessoas chegam naquela rua do que saem, o engarrafamento inevitavelmente vai surgir.

O mesmo acontece com a clínica: se mais pessoas chegam para serem atendidas do que aquelas que efetivamente passam pelas consultas e vão embora, então uma fila vai se formar e, é claro, o tempo a esperar vai aumentar.

Portanto, existem algumas técnicas básicas que sua clínica pode colocar em ação para reduzir o número de pessoas que vão até lá. Por exemplo:

• teleconsulta para atender à distância em casos específicos;
• totens de autoatendimento para agilizar o processo de abertura de ficha e triagem;
• entrega online de resultados de exames e quaisquer outros documentos que o paciente precise (como um laudo médico ou relatório específico).

Essas ações ajudam a reduzir a presença de pessoas na clínica, o que gera menos gente para causar o “engarrafamento” no atendimento.

2. Organize a sua recepção para reduzir o tempo de espera dos pacientes

Uma recepção organizada é, também, uma recepção com baixo tempo de espera por parte dos pacientes. Isso porque grande parte do tempo que as pessoas precisam esperar está direcionado aos processos de recepção de uma clínica.

Para começo de conversa, totens de autoatendimento podem ajudar a agilizar bastante a recepção de pacientes. Além disso, é importante fazer uma triagem inicial e organizar o atendimento com base no procedimento de cada pessoa.

Por exemplo, imagine que um paciente veio para uma consulta de retorno para entregar um exame de rotina a um dos médicos. Essa é uma consulta, em teoria, curta. Não faz sentido o paciente esperar 30 minutos para abrir a ficha, 35 para ser chamado e ficar dentro do consultório por 25 minutos. Como ele vai “sair rapidamente”, é importante que seja atendido rapidamente também, para otimizar o tempo da fila.

Além disso, não faz sentido colocar na mesma fila os pacientes do médico X e do médico Y. Cada um deve ter a sua fila para que um não atrapalhe o outro.

3. Treine a sua equipe de colaboradores para poder ajudar nessa área

Não existe sistema que seja perfeito. Isso porque qualquer tecnologia deve ser operada por humanos, e nós somos falhos. Portanto, sua clínica será tão produtiva quanto a sua equipe for capaz de ser.

Por exemplo, não adianta nada ter todos os recursos mencionados se o seu médico chega 2 horas atrasado e, em vez de atender cada paciente no período de 45 minutos planejados, ele leva 1h20. 

Ao mesmo tempo, o melhor software do mundo não consegue fazer milagre nas mãos  de atendentes despreparados, ou que não sabem explorar suas funções.

Portanto, faça um treinamento constante com a sua equipe e monitore os resultados para entender o que deve ser feito para melhorar o fluxo de pacientes no atendimento.

4. Faça confirmação de consultas para reduzir a taxa de faltas e organizar a agenda

As faltas de consultas são um problema sério para as clínicas. Além de representarem prejuízo financeiro (são horas não faturadas), elas ainda podem causar problemas na agenda. Afinal, aquele horário vago da quinta poderia ser usado para acomodar um paciente da sexta, tornando aquele dia mais fluído.

Portanto, é importante ter um sistema de confirmação de consultas para poder reduzir a taxa de faltas, mas também liberar os horários mais cedo. Ao confirmar que o paciente não aparecerá, será possível remodelar a agenda e permitir um atendimento mais eficiente.

5. Use um sistema de gestão para fazer a análise de dados necessária

Por fim, o trabalho para reduzir o tempo nas filas de atendimento de uma clínica é contínuo. Ele deve ser constantemente atualizado para poder gerar resultados cada vez melhores.

Para isso, é essencial ter um software de gestão para clínicas de modo a obter relatórios completos e fazer a análise de dados necessária para identificar gargalos de produtividade. Assim, será possível saber o que fazer para melhorar cada vez mais o atendimento da clínica.

Essas cinco dicas são relativamente simples, mas muito poderosas. Usá-las ao mesmo tempo vai reduzir bastante o tempo de espera dos pacientes na recepção da sua clínica. Mais do que isso, aumentará a capacidade de serviço para poder atender mais gente ao mesmo tempo. É claro que nem sempre é possível reduzir o tempo esperando a zero, mas quanto menor, melhor para todos os envolvidos.

Como você provavelmente já entendeu, ter um bom sistema de gestão é essencial para reduzir o tempo que os seus pacientes ficarão esperando para serem atendidos. O RealClinic é uma ferramenta incrível nesse sentido, fornecendo tudo que sua clínica precisa para atender melhor os pacientes. Ele conta com sistema de autoatendimento, agendamento online, relatórios de métrica, lista de espera, sistema de triagem, teleconsulta e muito mais. Conheça agora mesmo todas as suas funções e entre em contato para saber como ele pode ajudar o seu estabelecimento a ser mais eficiente!