O agendamento médico é uma das rotinas mais comuns dentro de uma clínica médica. Por causa disso, muitos gestores consideram que ela não é importante para o funcionamento do estabelecimento ou, no máximo, tem leve valor na organização interna da empresa. No entanto, essa é uma percepção errônea, que pode levar a uma série de problemas de curto, médio e longo prazo.

Imagine o seguinte: você gasta mais fazendo uma compra de R$ 20 por dia ou fazendo uma de R$ 500 por mês? É instintivo responder que gastamos mais com a de R$ 500, pois é um número maior. No entanto, R$ 20 vezes 30 dias é igual a R$ 600. Nesse caso, o menor valor acumulado todos os dias tem um impacto maior do que um evento grande que só acontece uma vez.

No caso do agendamento médico, o contraste é ainda maior. Afinal de contas, uma clínica pode fazer mais de 100 agendamentos por dia. Uma perda de produtividade de 1% nesses processos pode gerar um prejuízo significativo no fim do mês. Portanto, é essencial aprender como otimizar essa parte da sua rotina de trabalho. Quer ver algumas dicas que ajudarão nisso? Então, siga a leitura do artigo!

1. Trate o agendamento médico de cada profissional de forma diferente

Uma clínica é composta por diversos médicos e profissionais de saúde. Cada um tem a sua agenda diária, semanal e mensal, com diferentes horários de trabalho e disponibilidades.

Portanto, é essencial trabalhar o agendamento da clínica respeitando essas particularidades. Afinal de contas, a disponibilidade dos médicos é a disponibilidade da clínica.

No entanto, pode ser difícil gerenciar todos esses pormenores em uma planilha de Excel (que é como muitas clínicas fazem pelo Brasil). É essencial ter um software de gestão que permita o controle individual e diário das agendas de cada profissional que atende na clínica, de modo a poder garantir um agendamento eficiente e sem remarcações.

2. Otimize os agendamentos de tratamentos seriados

É muito comum que clínicas precisem fazer tratamentos seriados com alguns pacientes. Isso vale para tratamentos de fisioterapia, hemodiálise, quimioterapia, terapia e muitos outros.

Nesses casos, é importante ter a marcação dos tratamentos otimizada, preferencialmente feita de uma só vez. Dessa forma, é possível garantir que o paciente tenha o tratamento feito sempre no mesmo dia da semana e no mesmo horário.

Um dos principais benefícios disso é transformar o tratamento em um hábito na rotina do paciente. Além disso ser bom para que ele siga com as sessões adequadamente (o que pode acelerar sua recuperação), ainda garante menos faltas para a clínica.

3. Facilite a forma de agendamento dos seus pacientes

Agendar uma consulta, exame ou tratamento em algumas clínicas médicas pode ser muito complicado. Por conta de sistemas antigos, desatualizados e não-otimizados, pode ser necessário fazer uma ligação, preencher uma ficha, ficar horas no telefone oferecendo dados, verificando horários… enfim, pode ser bastante trabalhoso. Normalmente, o paciente que passa por isso uma vez, tende a não voltar.

Isso considerando os pacientes que encontram o canal de agendamento da clínica. Algumas empresas não divulgam seus canais de contato apropriadamente e, dessa forma, o paciente tem dificuldades de fazer o agendamento.

O ideal para a clínica é facilitar ao máximo o processo de agendamento do paciente. Quanto mais fácil, melhores as chances daquela pessoa se converter em um cliente. Por isso, invista no agendamento online, crie vários canais de comunicação e torne o processo de agendamento o mais simples possível, mas sem perder informações úteis (veja as próximas dicas para entender).

4. Tenha uma estratégia de confirmação de consultas

É importante ter alguns dados de contato com os seus pacientes. Estamos falando do telefone, SMS, e-mail e endereço. Além de servirem para eventual cobrança, esses dados podem ser usados para confirmar consultas e apontamentos do paciente com a clínica.

Ter um sistema de confirmação de consultas pode ajudar a reduzir as faltas em até 45%, de acordo com uma pesquisa internacional. Na prática, esse recurso é essencial para gerenciar melhor a agenda da clínica. Afinal, se houver um alto número de faltas, o planejamento interno da empresa fica comprometido, bem como sua saúde financeira.

5. Faça análise de dados dos seus agendamentos

Por fim, é importante para a clínica fazer uma análise de dados dos seus agendamentos para encontrar gargalos de produtividade e outros problemas que afetam a organização e vida financeira da empresa.

Essa análise deve ser feita via relatórios de agendamento e controle de métricas como tempo de espera, lista de espera e outros indicadores de produtividade no agendamento.

Pronto! Agora que você já viu 5 dicas para melhorar o processo de agendamento médico da sua clínica, deve ter ficado óbvio a importância de ter um bom software de gestão para controlar esse aspecto do seu estabelecimento. O programa ideal permitirá fazer um agendamento mais fácil, de forma online e separada entre profissionais, dias e outros fatores, além de ter integração para confirmação de consulta e controle de métricas de produtividade.

O RealClinic é assim. Nosso software dispõe de todas essas funções, além de muitas outras na parte financeira da sua clínica, inclusive permitindo teleconsultas, prontuários personalizados, assinatura digital e muito mais. Quer saber como ele pode ajudar a sua clínica a crescer? Então entre em contato agora mesmo!