Suponha que a sua clínica médica não trabalha com um sistema de confirmação de consulta. Por causa disso, seu estabelecimento registra uma média de 10% de faltas. Ou seja: a cada 10 agendamentos feitos, um paciente falta na consulta. Acredite: essa não é uma taxa acima da média do mercado. Se cada consulta da sua clínica custar R$150,00 e houver 10 pacientes por dia (considerando de segunda a sexta), no final de um mês esse índice de faltas significa uma ausência de R$3.300,00 no seu faturamento. É um valor considerável.

No entanto, esse nosso exemplo é uma medição bem conservadora de uma clínica pequena. Uma clínica maior, que atende centenas de pessoas por dia, possivelmente tem uma taxa de faltas maior, um valor médio de consulta maior e, claro, uma perda financeira muito maior do que essa. Portanto, tem uma necessidade muito maior de instalar um sistema de confirmação de consulta para poder resolver a situação.

Sim! O recurso de  confirmação de consultas pode muito bem ajudar a resolver o problema. Quer aprender como? Então, siga a leitura!

O que é um sistema de confirmação de consulta?

Um sistema de confirmação de consultas é um recurso tecnológico que permite entrar em contato com os pacientes para que eles confirmem presença na consulta médica um dia antes do evento acontecer, ou de acordo com a necessidade da clínica. Dessa forma, é possível lembrar as pessoas dos compromissos para reduzir faltas e garantir que os pacientes estarão adequadamente preparados para a consulta.

Isso é necessário pois é muito comum marcar consultas com algum tempo de antecedência. Seja porque a agenda do médico em questão é muito concorrida, seja porque é necessário esperar algum exame para poder fazer o retorno, o fato é que muitas pessoas marcam compromissos com antecedência de 15 dias ou, até mesmo, um mês. Dessa forma, até que chegue a data da consulta, não é muito difícil esquecê-la.

Por isso, a confirmação ajuda a lembrar as pessoas do compromisso para que possam se preparar, caso precisem ficar em jejum ou ter qualquer outro tipo de adequação antes da consulta.

Quais as vantagens?

Existem muitas vantagens de ter um sistema de confirmação de consultas em uma clínica médica. A começar pela redução de faltas. Afinal de contas, como vimos no início do artigo, a taxa de faltas mede o volume financeiro que a clínica deixa de ganhar por causa das ausências.

E dá para reduzir significativamente o número de faltas com um sistema de confirmação. Basta ver, por exemplo, uma pesquisa internacional que mostrou que um sistema de confirmação de consultas pode reduzir as faltas de uma clínica ou hospital em até 45%. De acordo com o estudo, a taxa média de faltas das clínicas analisadas era de 40%, um valor altíssimo. No entanto, depois que o sistema de confirmação via SMS foi implementado, o valor caiu para 26%. Isso equivale a uma queda de 45%!

Além disso, a confirmação de consultas permite que o paciente vá melhor preparado para o compromisso e aproveite mais o evento. Por exemplo, imagine uma pessoa que sofre com uma doença como fibromialgia e que precisa de um diagnóstico para entrar com um pedido de aposentadoria no INSS. Se essa pessoa não levar todos os seus exames para a consulta com o médico especializado no assunto, pode não ser possível fornecer o diagnóstico ou emitir um laudo que ajude na perícia médica.

Por isso, na hora da confirmação, é possível lembrar a pessoa da importância dos exames ou outros procedimentos para que ela não erre na hora de ir para a consulta.

Como montar um sistema desses?

Para poder usar essa ferramenta a seu favor, é necessário ter um sistema de gestão que conte com uma integração automatizada entre os dados cadastrais dos pacientes e a agenda do dia da clínica. Esse sistema poderá, então, mandar uma mensagem para o paciente por WhatsApp, SMS ou e-mail, por exemplo, para informá-lo sobre a consulta.

No entanto, é importante ter opções para fazer esse envio, já que nem todo mundo usa as mesmas ferramentas. Por exemplo, um e-mail pode ter um efeito muito menor do que uma mensagem pelo WhatsApp ou um SMS, já que não é todo mundo que abre o e-mail diariamente. Além disso, uma ligação telefônica pode pegar o paciente em um momento inconveniente e não ser muito eficaz. É essencial, portanto, ter várias opções para testar e ver qual a mais útil. 

Prontinho! Agora que você já entendeu a importância de ter um sistema de confirmação de consulta, com certeza quer montar um na sua clínica ou consultório. Para isso, nós recomendamos o RealClinic. Nosso software conta com um poderoso módulo de confirmação interativa via SMS, e-mail e WhatsApp (presente em 99% de todos os smartphones no país). Além disso, o programa reúne várias outras funções muito úteis para melhorar o seu atendimento e agendamento. Dá para montar uma agenda por dia, por profissional e muito mais, controlar os dados de cada médico, ver quais os dias com mais faltas e traçar estratégias específicas para combatê-las.

E aí, se animou para reduzir o número de faltas na sua clínica? Então, entre em contato agora mesmo e saiba como podemos ajudar!