Um dos principais desafios de gestão de uma clínica médica é lidar com clientes inadimplentes. Isso porque nem todos os pacientes contam com um plano de saúde, que paga a consulta via procedimento próprio. Muitos deles fazem o atendimento particular, seja porque as suas operadoras não trabalham com a sua clínica, seja porque não cobrem esse procedimento em questão. No entanto, nem sempre o paciente consegue o dinheiro para pagar e fica inadimplente.

No Brasil, a inadimplência segue alta. De acordo com a Peic (Pesquisa de Endividamento e Inadimplência do Consumidor), quase 7 em cada 10 consumidores brasileiros estão endividados e 4 em cada 10 estão inadimplentes. É claro que nem todas essas dívidas e inadimplências são com clínicas médicas, mas uma boa parte delas são. E é papel da organização financeira da clínica agir para reduzir a taxa de inadimplência dos seus pacientes.

Quer aprender algumas técnicas que ajudarão a diminuir o número de clientes inadimplentes? Então, siga a leitura do artigo!

1. Tenha um software de controle financeiro

O primeiro passo para reduzir a sua taxa de inadimplência é saber qual é e ter um controle preciso das suas finanças. 

A maneira mais fácil de fazer isso é com um software de gestão para clínica médica. Esse tipo de programa deve ser o mais completo possível, com a função de controle financeiro integrada a outras.

Assim, é possível para a clínica controlar exatamente quando cada cliente apareceu, quais as datas de pagamento esperadas, quais cheques foram descontados,quais não foram, e assim por diante.

A digitalização desse trabalho somada à integração com outros sistemas permite que fique muito mais fácil medir a inadimplência dos pacientes, além de garantir recursos de cobrança em várias plataformas (como veremos a seguir!).

2. Inicie a cobrança com antecedência

Existem muitos motivos para que um cliente se torne inadimplente com a clínica médica. Pode ser um problema financeiro, ou até um mal-entendido em relação a quando se espera o pagamento. Ou pode ser um simples esquecimento mesmo. Afinal de contas, com o dia a dia agitado, não é tão raro deixarmos passar algum vencimento de boleto.

Por isso, é interessante começar a lembrar os clientes sobre os pagamentos com antecedência. Isso ajuda a evitar esquecimentos, o que já reduz de antemão a inadimplência.

No entanto, adote essa estratégia de maneira educada e bem pensada. Por exemplo, quando o boleto for emitido, envie o código para o cliente via WhatsApp, dizendo que “para facilitar a sua vida, enviamos o código do boleto para você pagar”. Ou seja: apresente o contato entregando valor para o cliente. Isso é visto de maneira mais positiva do que uma simples cobrança.

3. Tenha uma estratégia para os diferentes clientes inadimplentes

Nem todo cliente inadimplente é igual. Algumas pessoas esquecem de pagar, enquanto outras, de fato, não têm dinheiro. E sim, existem aqueles clientes que não têm a intenção de quitar o compromisso, mas são a minoria.

Portanto, é importante identificar a razão da inadimplência para agir de forma estratégica. Por exemplo, suponha que um paciente faz tratamentos recorrentes na sua clínica e costuma pagar as faturas sempre depois do dia 15, mesmo com atraso. Vale a pena contactá-lo e perguntar se é melhor mudar a data de vencimento das cobranças para depois do dia 15, de modo que ele não fique em atraso.

Já outros pacientes podem ter problemas financeiros. Nesse caso, o melhor é abordá-los com uma proposta de negociação. Assim, a dívida é paga antes que os juros a tornem alta demais e a possibilidade de pagamento diminua muito.

4. Nunca aborde um cliente inadimplente de forma agressiva

Um dos principais erros que empresas de todos os tipos, tamanhos e segmentos cometem é abordar um cliente inadimplente de forma agressiva. Essa estratégia nunca traz resultados e apenas mancha a imagem da empresa. Afinal de contas, o confronto agressivo tende a acuar a pessoa em um canto e torná-la não cooperativa.

Para a clínica médica, vale a pena investir em treinamento para que um ou mais profissionais do departamento comercial saibam como fazer uma abordagem humanizada e consigam aumentar as chances de recuperar o dinheiro devido.

Muitas das empresas especializadas em cobrar dívidas também adotam a estratégia agressiva, então não é muito interessante contratá-las. O ideal mesmo é um treinamento interno para alcançar os melhores resultados.

5. Busque diferentes opções para receber dos inadimplentes 

Por fim, é importante para a clínica médica ser flexível em relação às opções para receber dos clientes inadimplentes. Afinal de contas, quanto mais canais disponíveis, melhores serão os resultados.

Em primeiro lugar, existem os canais de cobrança. O ideal é evitar pressionar o cliente, mas é importante tentar vários caminhos. Vale a pena ligar, mandar SMS, usar o WhatsApp ou e-mail, mas sempre de forma criteriosa. Não use todos esses canais de uma vez, por exemplo.

Além disso, é importante que a clínica possa receber via cartão, dinheiro e as mais variadas formas de pagamentos atuais. Quanto mais flexibilidade, mais chances de conseguir receber o débito.

Prontinho! Essas são as principais estratégias para poder lidar com os clientes inadimplentes. Colocando essas dicas em prática, será possível reduzir consideravelmente a sua taxa de inadimplência, o que gerará mais recursos para a sua clínica e permitirá melhor organização financeira, o que é essencial para quem quer crescer de maneira sustentável e controlada.

Como mencionamos, a presença de um software de gestão para clínicas médicas é essencial para lidar melhor com os pacientes inadimplentes. Se você procura por um bom programa do tipo, aprenda agora mesmo quais são as funções do RealClinic e como ele pode ajudar o seu negócio a crescer!