Um dos elementos que mais causa dano à vida financeira de uma clínica é a taxa de faltas e atrasos nas consultas médicas. As faltas causam um dano significativo, pois ocupam um espaço na agenda do médico em questão que não pode ser reaproveitado, mas que não é faturado. Ou seja: é uma hora perdida. Já os atrasos causam complicações no restante do dia, o que pode gerar reclamações ou até perdas de pacientes no longo prazo.

Por isso, é importante que uma clínica médica tenha uma estratégia para manter a taxa de faltas ou atrasos em um mínimo aceitável. É claro que é muito difícil zerar essa taxa, mas um valor muito acima de 25% pode ser um problema sério. Afinal, nesse caso, a cada 4 consultas marcadas, uma delas terminaria em falta. Ou seja: apenas 3 seriam faturadas, o que pode levar a uma complicação financeira no longo prazo.

E aí, quer aprender como reduzir ao máximo o índice de faltas e atrasos em consultas médicas? Então, siga a leitura e veja algumas dicas para isso!

Use um sistema de confirmação de consultas médicas

Você sabia que uma atitude simples, que pode ser feita em praticamente um clique, pode reduzir a sua taxa de faltas em 45%? Pode parecer milagroso, mas é a mais pura verdade. Ter um sistema de confirmação de consultas eficiente e que realmente chegue ao paciente pode cortar quase pela metade a sua taxa de faltas.

Uma pesquisa internacional fez uma análise com dois grupos de pessoas com características iguais. Um dos grupos recebeu um SMS de confirmação de consulta antes do compromisso, enquanto o outro não. 

O primeiro grupo teve uma taxa de faltas de 26%, enquanto o segundo teve de 40%. Ou seja: a confirmação via SMS reduziu as faltas em 35%. E sem custar milhões de reais ou exigir muito preparo por parte da clínica.

Aqui no Brasil, o SMS é muito útil, mas o WhatsApp é bem mais. Isso porque o aplicativo está presente em 99% dos celulares nacionais. Portanto, é essencial que a sua clínica tenha uma forma de mandar mensagens automatizadas para os números cadastrados dos usuários, de modo a lembrá-los do compromisso. Afinal, assim será possível diminuir consideravelmente o número de faltas.

Faça uma análise de dados para entender qual a melhor configuração das confirmações

Muitas clínicas que já usam o sistema de confirmação de consultas médicas não sabem exatamente como configurar essas lembranças. Por exemplo, o melhor é mandar a mensagem alguns dias antes do evento ou no mesmo dia? Talvez ligar ou lembrar via WhatsApp?

A verdade é que a melhor configuração depende de cada contexto. Uma clínica com tratamento concorrido não precisará lembrar com tanta frequência ou intensidade, pois espera-se que o paciente esteja ansioso pelo atendimento. Já uma clínica que lida mais com atendimentos de rotina precisará de uma lembrança mais significativa, pois é mais fácil esquecer desses compromissos.

Para saber a melhor configuração para o seu caso, faça uma série de testes e analise os dados em um relatório de desempenho. Veja qual frequência de confirmação é a mais eficiente e qual o melhor canal para o seu público.

Realize agendamentos contínuos no caso de tratamentos de longa duração

Em muitos casos, é necessário fazer um tratamento seriado com o paciente. Por exemplo, imagine uma clínica com um departamento de fisioterapia renomado na região. É normal receber diversos pacientes para várias sessões de tratamento.

No entanto, se cada sessão ficar marcada para um dia ou horário, fica mais difícil para o paciente se acostumar e colocar o compromisso na agenda. O melhor é manter todas as sessões no mesmo dia da semana e na mesma hora (por exemplo, todas as segundas-feiras, às 14h30).

Dessa forma, o compromisso se torna um hábito para o paciente e ele não vai esquecer de ir. Isso reduz muito a taxa de faltas no longo prazo.

Facilite ao máximo para os pacientes chegarem à sua clínica

Por fim, existem muitos casos em que os pacientes não vão às consultas ou tratamentos por dificuldades logísticas. Por exemplo, eles moram longe e o horário marcado ficou inviável. Nem sempre dá para lembrar desses obstáculos na hora da marcação.

Uma maneira de evitar esse cenário é facilitar ao máximo a vida dos pacientes. Por exemplo, marque consultas em horários flexíveis, esteja perto de pontos de transporte público e, se for o caso, faça convênios com taxistas ou motoristas de aplicativos para reduzir o valor das consultas para quem mora longe. Isso pode ajudar a reduzir bastante o índice de faltas.

Pronto! Essas são as principais dicas que você pode colocar em prática para evitar faltas e atrasos nas consultas médicas da sua clínica. Lembre-se de que esse processo é um esforço conjunto de todas as áreas do seu estabelecimento. O paciente precisa ser bem recebido e bem tratado para poder voltar sempre que preciso, mas também deve ter a lembrança do compromisso para não esquecer. Quanto mais você facilitar, menor será a taxa de faltas.

Se você busca por um bom software que permita organizar a agenda da sua clínica e ainda ter integração com um sistema de confirmação de consultas, conheça agora mesmo o RealClinic. Nosso programa permite fazer a confirmação com os pacientes por SMS, telefone, e-mail e WhatsApp, além de agendar tratamentos seriados de uma só vez!