A gestão de clínicas e consultórios não é tarefa fácil, especialmente para quem recém saiu da faculdade de Medicina e não teve formação em Administração e Gestão nas aulas. Afinal de contas, um médico é formado para atender as pessoas, salvar vidas e solucionar problemas, não para gerenciar uma empresa. No entanto, isso pode ter consequências graves para a sua atuação profissional.

Saindo um pouco do cenário mais grave (que é o da falência), uma má gestão de clínicas e consultórios pode ocasionar todos os tipos de problemas, desde a falta de insumos até uma alta taxa de rotatividade de pacientes, já que nenhum deles acaba por se fidelizar no local. Isso tudo afeta a atuação profissional do médico, que fica impedido de fazer aquilo pelo qual estudou.

Portanto, é essencial fazer uma boa gestão de clínicas e consultórios. Mas como? A resposta é fácil: com a análise de dados. Veja mais a seguir!

Como os dados ajudam na gestão de clínicas e consultórios?

Gerir uma clínica médica significa resolver problemas e equilibrar demandas conflitantes que aparecem ao mesmo tempo. Por exemplo, é conseguir ajustar a entrega de insumos por parte de um fornecedor com a agenda de atendimentos dos médicos. É conseguir organizar a fila na recepção de acordo com o ritmo de trabalho dos médicos. É criar ferramentas para reduzir falhas ao mesmo tempo que se faz o controle financeiro.

São tantas coisas a serem feitas e monitoradas que não dá para um único gestor acompanhar tudo. Ou mesmo dois. Mesmo que vários gestores se juntassem para organizar o trabalho, ainda assim uma informação poderia escapar. Isso porque a gestão humana é naturalmente falha por causa da percepção dos eventos.

Suponha, por exemplo, que toda vez que o gestor aparece na recepção da clínica, não há ninguém sentado na sala de espera. Depois de um tempo, ele começará a achar que o movimento está pequeno e que a clínica corre risco financeiro. No entanto, se ele só aparece lá nos intervalos em que não há ninguém, não conseguirá ver os momentos em que todos os pacientes chegam e são direcionados para suas consultas. Dessa forma, não há como fazer uma leitura real da situação.

Os dados são uma ferramenta muito mais adequada para uma leitura da realidade. Além de impessoais, eles são neutros em relação à percepção humana, pois relatam o que existe e não o que percebemos.

Por causa disso, eles conseguem retratar melhor problemas que julgávamos ser menores ou maiores do que realmente são. Inclusive, podem mostrar questões que sequer apareceram ainda no radar dos gestores. Além disso, eles também podem mostrar a solução para esses problemas. Basta saber como analisar essas informações.

A leitura equivocada dos dados é um problema por si só. Afinal de contas, a percepção humana também pode atuar na hora de ler as informações, criando viés de confirmação ou teimosia em aceitar a realidade.

Como usar a análise de dados a seu favor?

Os dados, por si só, são neutros. Nem positivos, nem negativos. Por isso, apenas tê-los não é o suficiente para poder resolver problemas ou melhorar a gestão, já que, isoladamente, eles não têm nenhum significado. É importante extrair as informações dos dados.

Para isso, é necessário saber como fazer uma análise de dados para reconhecer tendências e padrões, além de causas e consequências. Afinal de contas, os números interagem entre si e o gestor que souber identificar essas interações pode tomar decisões para mudar o cenário.

Por exemplo, é possível constatar que um médico específico da clínica tem uma taxa de retorno de pacientes muito abaixo da média dos outros profissionais. Esse dado, por si só, não diz nada. No entanto, quando complementado com o fato de que o médico chega regularmente atrasado e tem a pior avaliação por parte dos clientes, fica fácil entender onde está o problema e traçar planos para resolver a questão.

Mas, para isso, é necessário ter ferramentas que coletam dados, além de produzir relatórios que possam ser comparados e lidos para encontrar esses padrões. Sem essas ferramentas, não dá para usar a análise de dados a favor da clínica, já que não seria possível sequer coletar as informações a serem analisadas, quanto mais processá-las a tempo de permitir comparações e leituras.

Com isso em mente, deu para entender como a análise de dados pode ser a diferença entre um estabelecimento produtivo, com pacientes fidelizados, com mais saúde, e um espaço com alta rotatividade e problemas financeiros. Para poder começar a usar essa ferramenta, no entanto, é essencial ter um bom software de gestão de clínicas e consultórios. Sem isso, não dá para ter uma boa coleta de dados e nem uma análise bem feita.

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