Implementação de software de gestão: quais os desafios e como fazer de modo suave?
Adquirir um programa para gerir a sua clínica médica é sempre positivo. Afinal de contas, trocar um software mais antigo por um novo, com mais funções e capacidade, tende a trazer mais produtividade e outras vantagens para a sua empresa. No entanto, esse é também um desafio muito específico, já que a implementação de software de gestão não é uma tarefa fácil e pode alterar o dia a dia da clínica.
Portanto, é importante entender no que consiste esse processo e que tipo de ações você, enquanto gestor, precisa fazer para facilitá-lo. Dessa forma, será possível fazer a migração de um programa para o outro da melhor maneira possível, aproveitando os resultados ao máximo e sem prejudicar o andamento da empresa, nem suas ações diárias ou o trabalho dos colaboradores.
E aí, quer aprender como fazer a implementação de software de gestão do jeito certo? Então, siga a leitura abaixo!
5 passos para a implementação de software de gestão!
1. Mapeie seus processos
O primeiro desafio da implementação de um novo software de gestão é saber exatamente tudo que precisa ser feito e alterado para esse novo programa. Afinal de contas, só dá para garantir que tudo migrou de um sistema para o outro se você souber o que precisa migrar.
Por isso, comece o processo com um mapeamento completo de todas as tarefas que envolvem o software de gestão. Por exemplo, como é feito o agendamento da sua clínica? De que forma se controla a agenda dos médicos? Como eles consultam os agendamentos daquele dia?
Quando você souber todos os processos que serão afetados pela mudança de software, então faça um checklist para garantir que tudo foi abrangido.
2. Faça um cronograma de mudanças
De posse do checklist com todos os processos que precisam ser migrados de um software para outro, é hora de iniciar o planejamento da mudança. Para isso, faça um cronograma de modo a agendar dias específicos para mudar os sistemas de um software para o outro.
O ideal é que você separe dias ou períodos específicos para fazer a mudança sem nenhum tipo de problemas para o trabalho dos seus colaboradores. Por exemplo, suponha que sua clínica trabalha de segunda a sexta. Assim, você pode deixar para migrar as agendas todas no fim de semana. Já outras ações podem ser feitas de noite, por exemplo.
3. Treine sua equipe para usar o novo programa
Antes de começar a migrar o software de gestão de clínica, você deve treinar o seu time para que eles se acostumem a usar o novo programa. Isso serve para que, quando ele finalmente for colocado em uso, não haja problemas de adaptação.
Uma boa ideia é preparar o seu time para ir assumindo o novo software aos poucos. Por exemplo, imagine que seu novo sistema tem um módulo de agendamento para médicos. Estipule uma data para a migração e, a partir de então, faça seu time começar a marcar consultas para depois dessa data já no nosso software. Por algum tempo, será necessário usar os dois ao mesmo tempo, mas isso também permitirá que os colaboradores conheçam a nova ferramenta e possam se acostumar com ela.
4. Opte por fazer a mudança mais pesada no fim de semana ou de noite
Na migração de um software para outro, pode ser necessário mover grandes quantidades de dados. Por exemplo, suponha que você tem um arquivo digital com todos os procedimentos feitos na sua clínica nos últimos meses e precisa guardá-los caso haja alguma contestação do plano de saúde ou precise comprovar o procedimento por qualquer motivo.
Assim, você terá de mover esses dados de um sistema para o outro, de modo a mantê-los armazenados ali. Essa mudança pode levar bastante tempo e prejudicar o andamento normal da clínica. Por isso, pode ser interessante agendar para fazê-la de noite ou durante o fim de semana, quando o trabalho não é tão intenso.
5. Transponha todos os dados antes de mudar de vez
Por fim, garanta que você transpôs todos os seus dados de um software para o outro antes de finalizar a migração. Por exemplo, confira se todos os dados de consultas antigas foram migrados, se todos os médicos estão cadastrados no novo sistema e todos os acessos (e senhas!) foram distribuídos.
Aquele checklist que fizemos no item 1) é bem útil aqui, pois permite que você possa conferir todo o trabalho feito e garantir que nada foi esquecido. Isso porque, uma vez que você deixou de usar o programa antigo, perderá os dados que estão lá.
Pronto! Essas 5 dicas ajudarão a fazer a implementação de software de gestão na sua clínica de maneira mais fácil. Como deu para ver, a mudança de um programa para outro não é tão fácil assim, mas pode ser feita de forma suave e sem complicações. Depois de realizada a migração, sua empresa terá à disposição um software mais potente e que trará melhores resultados.
E aí, gostou do conteúdo? Se você quer mudar de software de gestão na sua clínica médica, entre em contato com o nosso time e saiba como podemos ajudar!
