Qualquer empresa que trabalhe com produtos, seja para a venda ou utilização interna, deve mantê-los armazenados em um estoque. Quando a quantidade de produtos é muito grande, controlar este estoque é fundamental para não perder a organização. E no caso específico de clínicas, a situação não é diferente. É de extrema importância que o controle de estoque em clínicas seja uma das prioridades da administração.
Por outro lado, se você e sua equipe têm dificuldades em realizar o controle de estoque da sua clínica, não se preocupe. Neste texto, te mostraremos algumas dicas e a melhor solução de software.
Continue a leitura abaixo e confira 5 dicas para realizar um controle de estoque em clínicas!
5 dicas para realizar um controle de estoque em clínicas
1. Tenha um levantamento atualizado de todos os produtos do estoque
O primeiro passo é saber exatamente tudo que está armazenado dentro do estoque. É com a realização de uma primeira contagem que um controle de estoque eficiente pode começar a ser feito. Comece contando cada produto e deixando tudo isso registrado em algum local, seja ele um papel ou um software.
Depois, basta manter bons hábitos para que a organização também se mantenha. Oriente a sua equipe a atualizar as anotações sempre que algo entre ou saia do estoque. Assim, todo esse processo de controle acaba sendo muito mais fácil e, de certa forma, automático.
2. Use padronagens específicas para ajudar no controle
Ter um padrão é algo positivo para praticamente qualquer tipo de organização de produtos, seja ela um estoque ou não. Através dos padrões, achar produtos específicos é uma tarefa que se torna mais tranquila para todos os funcionários da clínica — desde médicos até atendentes.
Um exemplo de padronagem é a posição dos produtos, deixando os produtos utilizados pelos médicos em um lado e as amostras grátis em outro. Outras formas de aplicar padrões incluem ordem alfabética, ordem de validade e etiquetas coloridas para diferentes tipos de produtos.
3. Estabeleça uma rotina de checagens periódicas
Lembra da contagem inicial para poder começar a contar com um controle de estoque em clínicas, que citamos no primeiro ponto? Por ser a primeira contagem, ela pode demorar bastante, e provavelmente você não vai querer fazer isso de novo. É por isso que definir uma rotina de checagens periódicas é mais uma dica para ajudar no seu controle.
Estabeleça uma periodicidade de 1 ou 2 meses para fazer uma recontagem, tendo como base a lista atualizada dos produtos estocados. Com essas checagens periódicas, possíveis falhas humanas ou falta de atualizações do estoque dos produtos podem ser corrigidas.
4. Armazene em um local com boas condições
Alguns produtos, incluindo equipamentos, medicações e produtos cirúrgicos, necessitam de cuidados especiais no seu armazenamento. Espaços muito quentes ou úmidos, por exemplo, podem fazer os produtos durarem menos que o previsto e, por isso, não são recomendados como local para o recebimento de um estoque.
Características comuns de locais indicados para armazenamento são: espaço suficiente, de modo que caixas com produtos frágeis não precisem ser empilhadas; controle da temperatura ambiente para não prejudicar produtos perecíveis; proteção contra luz excessiva; e limpeza frequente para manter o local livre de sujeiras.
5. Contrate um software de gestão para clínicas médicas
Como citamos ainda no início do texto, o controle de estoque em clínicas pode ser realizado tanto em papel quanto em softwares (incluindo até mesmo as famosas planilhas do Excel). No entanto, é inegável que a melhor maneira de controlar processos dentro de uma clínica é com a utilização de um software desenvolvido especialmente para esse tipo de empresa.
Esses softwares incluem uma infinidade de módulos, incluindo um específico para ajudar no controle de estoque em clínicas. A TDSA Sistemas possui um software destinado a clínicas médicas: o RealClinic. O nosso sistema inclui soluções de gestão estratégica e financeiro completo, além de suporte e segurança.
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